Por Berit Lakey Las reuniones son ocasiones cuando personas se juntan para hacer algo, ya sea compartir información o tomar decisiones. Pueden ser buenos, malos o indiferentes Algunos ingredientes de una reunión exitosa son:

• entender objetivos comunes
• Un proceso claro para alcanzar las metas
• Una conciencia que las personas vienen con sus preocupaciones personales, sentimientos y además de un interés en el tema.
• Un sentido de participación y apoderamiento; las personas sienten que las decisiones son importantes y son capaces de hacer lo necesario.

Mientras que no hay una manera infalible para asegurar reuniones exitosas, hay muchas directrices que ayudarán a los grupos a conocerse alegremente y productivamente. La mayoría de la gente puede facilitar una reunión exitosa, pero toma tiempo y atención. La tarea del facilitador será más fácil y la reunión más satisfactoria, cuanta más gente en el grupo tenga las habilidades necesarias. Un/a facilitador/a no es lo mismo como un líder o ejecutivo, sino que es más como un empleado en una reunión de cuáqueros. Un/a facilitador/a acepta la responsabilidad de ayudar al grupo a realizar una tarea común; progresa por la agenda a tiempo y toma las decisiones necesarias y hace planes para la implementación. Un/a facilitador/a no toma decisiones por el grupo sino que recomienda maneras que ayuden al grupo a seguir adelante. Él o ella trabaja de tal manera que, las personas presentes en la reunión saben que son responsables, los negocios que están llevando a cabo y que cada persona tiene que hacer su parte. Es importante enfatizar que la responsabilidad del facilitador es el grupo y su trabajo en lugar de a los individuos dentro del grupo. Además, una persona que tiene un gran interés en los asuntos discutidos, tendrá más dificultad en funcionar como un buen/a facilitador/a. ORGANIZANDO LA AGENDA Si posible, organice la agenda antes de la reunión. Es más fácil modificarla tarde que empezar desde el principio de la reunión. Si los temas de la agenda son poco conocidos antes de que empieza la reunión, intente pensar en las personas que van a asistir a la reunión y cual tipo de proceso será útil para ellos. Incluya lo siguiente en la agenda:

1. Algo para juntarse, para traer sus pensamientos al presente, para hacerles reconocer la presencia de cada persona (como cantar, mantener silencio, mencionar las cosas buenas que han pasado en sus vidas, etc.)
2. Repaso de la agenda: es una buena idea tener la agenda preparada en papeles de prensa de tamaño grande o en una pizarra para que todo el mundo pueda verla. Al revisar la agenda, el/la facilitador/a puede dar a los participantes una oportunidad de modificar la agenda propuesta y luego hacer un contrato para llevarla a cabo.
3. Asuntos principales: Si se necesita atender más de un asunto, es importante establecer las prioridades
4. Si posible, empiece con algo que se pueda atender fácilmente. Esto va a dar al grupo un sentido de logro y energía.
5. Los asuntos más difíciles o que tiene más importancia, vendrán después. Si son varios, planee tener breves pausas para restaurar la energía y atención del grupo (estírense en su lugar, canten una canción o hagan un breve juego).
6. Un asunto grande puede ser dividido en varios asuntos y discutido uno a la vez para hacerlo más controlable. O puede ser útil recomendar una manera de presentar el asunto con más información y clarificación, formando grupos pequeños para compartir sus ideas y priorizarlas y luego regresar al grupo principal para una discusión.
7. Termine con algo corto y fácil para proporcionar un sentido de esperanza para la próxima vez.
8. Anuncios
9. Evaluación- sirve varios propósitos: proporcionar una breve oportunidad para que la gente pueda expresar sus sentimientos acerca del proceso y proporcionar un sentido de conclusión de la experiencia y aprender a tener mejores reuniones en el futuro.

Cacule el tiempo necesario para cada tema e inclúyalo en las listas de orden del día. . Esto permitirá:

• Explicar a los participantes la importancia de los asuntos.
• Ayudar a los participantes a participar en el tiempo dado.
• Dar un sentido de progreso a la reunión.

El tono de una reunión es usualmente establecido al principio. Es importante comenzar con una nota de confianza y energía y con el reconocimiento que las personas presentes son seres humanos, no roles o funciones. A veces el canto puede ayudar con esto- especialmente en reuniones grandes- o un repaso de las cosa buenas que les han pasado a los individuos en la vida. El tiempo que toma es repagado por la contribución de una atmosfera relajada y alegre, donde se les anima a los participantes a ser real entre sí. REPASO DE LA AGENDA

1. Revise la agenda entera en forma titular, dando una idea breve de lo que se debe cubrir y cómo.
2. Explique brevemente, la razón para el orden de la agenda propuesta.
3. Luego, y no antes, pida preguntas y comentarios.
4. No se ponga a la defensiva acerca de la agenda que ha propuesto, tampoco cambie la agenda por recomendaciones o sugerencias de una persona. Revísela con el grupo.
5. Si se proponen asuntos adicionales, avise al grupo que deben hacer los cambios porque el tiempo es limitado. Por ejemplo, eliminar algo de la agenda, o retrasar un asunto hasta otro momento, etc.
6. Si hay un asunto que algunos no quieren discutir, considere que no hay un consenso y no se puede incluir en la agenda en este momento. Acuérdese que su responsabilidad, como facilitador/a, es hacia el grupo y no a cada individuo.
7. Cuando la agenda esté corregida, pregunte a los participantes si están dispuestos a aceptarla e insista en una respuesta. Hay que recordarles que han hecho un contrato con usted acerca de cómo proceder. Además, es su reunión.

CONSEJOS PARA UNA FACILITACIÓN EFICAZ

• Organice (antes de la reunión) otra persona que presente cada elemento.
• Anime la expresión de los distintos puntos de vista –mientras más importante la decisión, más importante es tener toda la información pertinente (los hechos, sentimientos y las opiniones) sobre la mesa.
• Espere las diferencias de opiniones- cuando se maneja bien, pueden contribuir en gran medida a soluciones creativas.
• Sospeche de los acuerdos alcanzados con demasiada facilidad- pruébelos para asegurarse de que las personas estén de acuerdo en los puntos esenciales.
• No permite que la discusión continúe entre dos personas, sino que abogue por los comentarios de los demás. Después de todo, es el grupo que tiene que tomar las decisiones y llevarlas a cabo. Cuando sea posible, mantenga a las personas hablando por sí mismas únicamente y que sean específicos cuando se refieran a los demás, no acepte << algunas personas dicen>>, << ya sabemos>>, << No querían escuchar>>. Aunque sea espeluznante al principio, esto promueve la confianza a largo plazo.
• Continue buscando puntos de acuerdo por menores que sean y declárelos—esto ayuda a la moral.
• Anime a las personas a pensar en soluciones nuevas, así como buscar posibles acuerdos.
• Para situaciones tensas o cuando es difícil llegar a una solución, acuérdese de que el humor, la afirmación y los juegos rápidos para cambiar de lugar la energía, pequeños grupos de discusión, el silencio, etc.
• Cuando busque el consenso, diga, en forma de pregunta, todo lo que usted siente que los participantes aprueban. Sea específico: << ¿Estamos de acuerdo que nos reuniremos todos los martes por la tarde por los próximos dos meses y que el/la facilitador/a va a estar en cada reunión? No se refiera a la declaración anterior: << ¿Estamos de acuerdo que debemos hacerlo como fue recomendado?>> Insista en una respuesta. De nuevo, los participantes necesitan entender que hicieron un contrato entre sí.
• Si se encuentra implicado en la discusión en apoyo de una posición particular, sería preferible apartarse como facilitador/a y tomar el próximo asunto de la agenda. Se puede arreglar esto de antemano, si anticipa un conflicto de interés.
• Casi cualquiera reunión se beneficiará de una pausa corta durante el proceso- inyecciones de energía- proporcionadas por canciones cortas, estiramiento, etc. EVALUACIÓN En las reuniones pequeñas (hasta cincuenta personas, por lo menos), es una buena idea evaluar cómo fueron las cosas (el proceso de la reunión, no el contenido). Un formato simple: en la parte superior de una hoja grande de papel de periódico o una pizarra ponga un signo” + (más)” en el lado izquierdo, un “ - (menos)” en el medio, y un signo “ / “ a la derecha. Debajo del signo de <<+>> escriba comentarios positivos, cosas que les haga a las personas sentirse bien. Debajo del signo de <<->>, escriba las cosas que pueden haber hecho mejor. No empiece a discutir acerca de si algo fue útil o inútil; las personas tiene derecho a tener sus sentimientos. No es necesario llegar a un consenso acerca de lo que fue bueno y malo de la reunión. Solo unos pocos minutos es todo lo que se necesita, no lo alargue. Trate de terminar la reunión con un comentario positivo. Las reuniones casi invariablemente mejoran cuando la gente se acostumbra a evaluar cómo funcionan juntos. LA CONCLUSIÓN Trate de terminar la reunión de la misma manera que se inició, con un sentido de compañerismo. Pero no solamente termine la reunión así; Es bueno concluir con una canción, con un poco de silencio, parándose de pie en un círculo, dándose la mano; cualquier cosa que afirme el grupo y de un buen sentido de conclusión al tiempo que pasan juntos. OBSERVADOR DE LAS DINAMICAS DEL GRUPO A veces cuando se espera que la discusión sea particularmente polémica, o cuando hay más gente que el/la facilitador/a puede atender, es una buena idea nombrar un observador de las dinámicas del grupo - una persona que preste atención al clima emocional y los niveles de energía de los participantes. Se anima a tal persona a interrumpir el proceso cuando sea necesario con una observación de cómo van las cosas y sugerir remedios cuando hay problemas. Como observador de las dinámicas del grupo, presta usted más atención a la comunicación no-verbal, tales como:
  • Lenguaje corporal: ¿las personas bostezan, dormitan, están cansadas están nerviosas o se van?
  • Las expresiones faciales: ¿las personas están alertas o no?, se sienten molestos o están distraídos?
  • Conversaciones secundarias: ¿son estas una distracción para el/la facilitador/a o el grupo?
  • Cuando las personas se interrumpen la una a la otra.
  • Muchas veces es difícil interpretar correctamente tal comportamiento. Por lo tanto es más aconsejable que informe lo que ha observado y posiblemente recomendar algo para resolverlo. Si hay poca energía, un juego corto, un estiramiento o una canción puede animar a la gente. Si el nivel de tensión o conflicto impide que las personas se escuchen unas a otras, un cambio de asientos o lugares puede ayudar o resolver el conflicto. También un momento de silencio puede ser útil para que las personas tengan una oportunidad de relajarse y buscar nuevas percepciones.
  • Es importante que el observador de las vibraciones sea objetivo, que no les haga sentirse culpables o defensivas a otras personas También debe sentirse seguro de sí mismo en su rol, no debe pedir disculpas cuando tiene una observación o sugerencia para el grupo, les está haciendo un favor.

  OBSERVADOR DEL PROCESO DE LA REUNION De vez en cuando cualquier grupo se puede beneficiar de tener a alguien presente que observe cómo funciona el proceso. Durante momentos de conflicto o transición (por ejemplo el cambio de la consciencia sobre el sexismo) un observador del proceso puede ser importante. Durante su rol como observador del proceso, tenga cuidado de no implicarse en la tarea del grupo. Un cuaderno para hacer anotaciones le ayudará a ser preciso. Recuerde anotar sugerencias o procesos útiles que mueven el grupo adelante. Cuando el grupo tiene un sentido de sus fuerzas, es más fácil considerar la necesidad de mejoras. Estas son algunas cosas específicas que puede buscar:

  1. ¿cómo era la atmosfera general en la que trabajaba el grupo? ¿Relajada? ¿Tensa?
  2. ¿Cómo se tomaron las decisiones?
  3. ¿Si había algún conflicto, como lo resolvieron?
  4. ¿Participaron todos? ¿Había procesos que animaban a la participación?
  5. ¿ Se Escuchan bien uno al otro los miembros del grupo ?
  6. ¿Había líderes reconocidos dentro del grupo?
  7. ¿Cómo interactúa el grupo con el facilitador?
  8. ¿Había diferencias entres los participantes masculinos y femeninos? Cuando usted, como un observador del proceso (sea designado o no designado) presta atención específica a las maneras de participación, algo fácil de hacer sería apuntar los resultados en papeles. En un grupo pequeño, se puede escribir una marca de comprobación a lado del nombre de la persona cada vez que habla. Si está buscando diferencias en los modelos de participación entre categorías de personas, tales como varón-hembra, negro-blanco, miembros nuevos - miembros viejos, etc., anotar el numero de contribuciones en cada categoría es suficiente. Al dar una reacción al grupo, esta debe ser directa y específica para que las personas no se pongan a la defensiva y puedan saber exactamente de lo que está hablando. Otra vez, recuerde mencionar las fuerzas que ha observado en el grupo. Si usted decide tomar el rol de observador de proceso sin avisar al grupo, esté preparado para enfrentar hostilidad. Su contribución puede ser valiosa pero se requiere mucho tacto y sensibilidad. CO FACILITADOR/A En vez de la práctica habitual de tener un facilitador, es aconsejable tener dos facilitadores. Estas son algunas razones y circunstancias para tener un equipo de facilitación.
     • Más información e ideas están disponibles durante la planificación.
     • Más energía (física y emocional) está disponible para el grupo- especialmente durante tiempos de conflicto o cuando se maneja asuntos complicados.
     • Si un/a facilitador/a se implica personalmente en la discusión, es fácil dar el trabajo al co-facilitador/a por el momento.
     • La co-facilitacion es una manera para que las personas adquieran más experiencia y se conviertan en facilitadores especializados
     • Para las personas que no están acostumbradas a trabajar en equipo es prudente que dividan la responsabilidad de la agenda antes de comenzar la reunión. Sin embargo, la co-facilitacion significa que la persona que actualmente no está <> sigue siendo responsable de prestar atención como observador de vibraciones y clarificar los problemas o asuntos, comprobar el consenso, etc.
     • Al evaluar su trabajo como equipo, las personas que trabajan como facilitadores pueden ayudarse uno al otro proveyendo observaciones y apoyo; y así aprenden a crecer.

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